De telefoon gaat terwijl je met een klant bezig bent. Je neemt op, zoekt in je agenda, belt later terug omdat het uur niet past, en een kwartier later begint het opnieuw. Als je zaak op afspraken draait, kost dat heen-en-weer je elke week uren die je liever aan je klanten besteedt.
Waarom klanten liever zelf boeken
Je klanten zijn al lang online. Volgens Statbel gebruikte in 2023 95% van de Belgen tussen 16 en 74 jaar het internet, en 92% van die internetgebruikers surft via de smartphone. 65% van de Belgen bestelde in de drie maanden voor de bevraging goederen of diensten online.
Wie gewend is om op de bank of op de trein iets te bestellen, wil ook een afspraak kunnen vastleggen zonder te bellen. Zeker buiten je openingsuren: om tien uur 's avonds neemt niemand meer op, maar een boekingspagina werkt gewoon door.
Voor jou als ondernemer komt daar nog iets bij. Elke afspraak die een klant zelf inplant, is een telefoontje minder, een notitie minder en een kans minder op een fout in je agenda.
Wat een goed boekingssysteem voor je doet
Online afspraken boeken is meer dan een kalender op je website. Een goed systeem neemt een hele reeks kleine taken over:
- Beschikbare uren tonen. Klanten zien enkel de momenten waarop je echt vrij bent, rekening houdend met de duur van elke behandeling of dienst.
- Bevestigen zonder dat jij iets doet. Na het boeken krijgt de klant meteen een bevestiging per mail of sms.
- Herinneringen sturen. Een bericht de dag voordien zorgt ervoor dat minder mensen hun afspraak vergeten.
- Annuleren en verzetten. De klant kan zelf een ander uur kiezen, waarna dat vrijgekomen uur opnieuw beschikbaar wordt voor iemand anders.
- Gegevens op één plek. Naam, telefoonnummer en de reden van het bezoek staan meteen bij de afspraak, zonder overtikken.
Het resultaat is een agenda die zichzelf grotendeels vult en bijhoudt, terwijl jij aan het werk bent.
Voor welke zaken werkt dit het best
Bijna elke zaak die met tijdsloten werkt, heeft er baat bij. Denk aan kappers en schoonheidsspecialisten, kinesisten en therapeuten, garages, fotografen, coaches, adviseurs en boekhouders. Ook restaurants met reservaties vallen in deze groep.
Het werkt het best als je diensten een duidelijke duur hebben. Een knipbeurt van dertig minuten of een onderhoud van een uur laat zich makkelijk inplannen. Bij werk waarvan je de duur pas kent na een eerste gesprek, laat je klanten beter eerst een kort kennismakingsmoment boeken.
Een boekingspagina werkt ook als jij niet opneemt: 's avonds, in het weekend en tijdens een drukke dag.
Een kant-en-klaar platform of een eigen oplossing?
Er zijn twee wegen, elk met voor- en nadelen.
Een bestaand platform is snel opgezet. Je maakt een account, stelt je uren in en plaatst een link of knop op je website. Het nadeel: je klant komt vaak op een pagina in de stijl van het platform terecht, je betaalt maandelijks of per boeking, en je zit vast aan de functies die het platform aanbiedt. Op sommige platformen staan je concurrenten ook nog eens een klik verder.
Een eigen oplossing op je website past volledig bij je zaak. De klant blijft in jouw huisstijl, en je kan het koppelen aan wat je al gebruikt: je mailprogramma, je boekhouding of een overzicht voor je team. Daar staat tegenover dat de opbouw meer werk vraagt.
Bij Yum Yum Sushi bouwden we een eigen bestelsysteem op hun website, in plaats van alles via een extern platform te laten lopen. Dat gaat over bestellingen en niet over afspraken, maar de afweging is dezelfde. Wil je die uitgebreider lezen, kijk dan naar ons artikel over een eigen bestelsysteem voor je restaurant.
Waar je op let bij het kiezen
Welke weg je ook kiest, deze vragen helpen je om een goede keuze te maken:
- Werkt het vlot op een gsm? De meeste klanten boeken met hun telefoon. Test het zelf, met één hand, op een klein scherm.
- Hoeveel stappen zijn er? Elke extra stap of elk extra veld kost boekingen. Vraag enkel wat je echt nodig hebt.
- Kan je het koppelen aan je eigen agenda? Anders boek je dubbel of moet je twee kalenders bijhouden.
- Wat met de gegevens van je klanten? Je verwerkt persoonsgegevens, dus de regels van de GDPR gelden. Kies een oplossing waarvan je weet waar de gegevens staan en wie erbij kan.
- Hoe ziet de klant het? Past de boekingspagina bij je website en je merk, of voelt het als een uitstap naar een andere winkel?
Slimmer dan een kalender: automatisering rond je afspraken
Wie verder gaat dan een eenvoudige kalender, kan veel van het werk rond een afspraak laten verlopen zonder tussenkomst.
Een paar voorbeelden van wat je kan automatiseren:
- Een vragenlijst die de klant voor de afspraak invult, zodat je goed voorbereid bent.
- Een bedankmail na het bezoek, met een vraag om een review achter te laten.
- Een herinnering voor de volgende afspraak, bijvoorbeeld een onderhoud na een jaar.
- Een overzicht van alle afspraken van de week, elke maandagochtend in je mailbox.
Dat zijn taken die vandaag vaak blijven liggen omdat er gewoon geen tijd voor is. In ons artikel over AI voor kmo's lees je welke andere taken je op dezelfde manier kan uitbesteden aan software.
Zo pak je het aan
Begin klein. Kies eerst de dienst die het vaakst geboekt wordt en zet die online. Laat de rest voorlopig via de telefoon lopen. Na een paar weken zie je hoe klanten het gebruiken en waar ze vastlopen.
Zet de boekingsknop op een plek waar klanten hem meteen vinden: bovenaan je website, op je Google-bedrijfsprofiel en in je berichten op sociale media. Een systeem dat niemand vindt, bespaart je niets.
Hou daarnaast de telefoon open voor wie liever belt. Online boeken is een extra weg voor je klanten, geen verplichting.
Veelgestelde vragen
Verlies ik klanten die niet online willen boeken?
Niet als je de telefoon open houdt. Online boeken komt erbij, het vervangt de andere manieren niet. Klanten die liever bellen, kunnen dat blijven doen.
Kan ik zelf bepalen welke uren klanten kunnen kiezen?
Ja. In een goed systeem stel je zelf je beschikbare uren, pauzes, vakantiedagen en de duur van elke dienst in. Klanten zien enkel wat jij vrijgeeft.
Moet ik daarvoor een nieuwe website laten maken?
Meestal niet. Een boekingssysteem kan je vaak toevoegen aan je bestaande website. Is je site verouderd of moeilijk te gebruiken op een gsm, dan loont het wel om ook naar je website te kijken.
Klaar om minder te bellen?
Wil je weten hoe online afspraken boeken er in jouw zaak kan uitzien? Bekijk wat we doen rond AI en automatisering of plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen welke taken rond je afspraken het meeste tijd kosten en wat daar realistisch aan te doen is.
